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3 Consejos para comenzar a utilizar videoconferencias

Durante años, los expertos discutieron el potencial del video como la nueva forma central de comunicación. El video aporta profundidad adicional a la conexión humana en un mundo digital, y es una de las alternativas más cercanas a la comunicación cara a cara a la que podemos acceder.

Aunque muchas organizaciones han estado explorando el video durante algún tiempo, el 2020 fue un punto de inflexión significativo para el medio.

Alrededor del 30% de las organizaciones de todo el mundo comenzaron a utilizar soluciones de videoconferencias por primera vez durante la pandemia. Es más, alrededor del 66% de los ejecutivos ven a las videoconferencias como partes cruciales de la comunicación diaria.

¿Por qué adoptar la comunicación mediante videoconferencias?

Hoy en día, sabemos que una buena comunicación es clave para el éxito de cualquier entorno empresarial. La cantidad de herramientas que los empleados tienen para mantenerse conectados se está expandiendo, desde correos electrónicos hasta soluciones de chat instantáneo.

Sin embargo, en la era del trabajo a distancia, algunos métodos de comunicación son más efectivos que otros. Por ejemplo, cuando un empleado promedio recibe 94 correos electrónicos al día, es fácil perder mensajes importantes.

En la nueva era del trabajo híbrido, la videoconferencia es una de las mejores formas de mantener interacciones íntimas que imitan las conversaciones cara a cara. Según algunos estudios, los empleados son hasta un 67% mejores en la realización de tareas cuando se les brinda información visual junto con audio o texto, lo que hace que el video sea una forma más atractiva de asignar proyectos.

Los seres humanos también absorben información hasta un 7% más rápido a través de formatos audiovisuales.

3 consejos para el uso de videoconferencias

1. Establecimiento de pautas de comunicación

Primero, brinde a sus empleados información sobre cómo deben comunicarse. Una cultura que prioriza el video no tiene por qué significar que utilice el video para cada mensaje o reunión. Sin embargo, sí significa que el video a menudo viene antes de una llamada de audio.

Ofrezca a los miembros del equipo consejos e instrucciones sobre cómo utilizar las soluciones en videoconferencias. Por ejemplo, si alguien solo quiere que su supervisor sepa que casi ha terminado con un proyecto, puede enviar un mensaje rápido.

Si quieren discutir lo que está sucediendo dentro del proyecto y lo que han logrado hasta ahora, pueden cambiar a la videoconferencia. Su política debe incluir información como:

➔ Qué herramientas de video usar:

Mantener a todos en un entorno compartido facilitará mucho la comunicación. Informe a sus empleados qué herramientas de video son seguras de usar y cuáles deben evitar. Esto puede implicar la entrega de suscripciones de software a miembros del personal híbrido, como cuentas de Microsoft Teams.

➔ Implementación del hardware adecuado:

Asegúrese de que todos los miembros de su equipo tengan el hardware adecuado para participar en las videoconferencias. Sus trabajadores remotos no deben quedarse fuera de la experiencia porque no tienen una cámara web o el micrófono adecuado disponible.

➔ Proporcione orientación sobre las mejores prácticas:

Ofrezca a los empleados consejos y orientación sobre cómo usar el video de manera efectiva. La información sobre cómo compartir pantallas o asegurarse de que estén usando una VPN para una reunión será útil para sus equipos.

Además, será crucial pensar en cómo puede agregar video a su entorno existente de la manera más fluida posible. Las integraciones con UCaaS y herramientas de centro de contacto existentes facilitarán mucho a los equipos el salto a los videos como parte natural de la jornada laboral.

2. Utilice el video con regularidad

Cuando implementa algo nuevo en la cultura de su empresa, la práctica hace al maestro. Cuanto más usen el video los miembros de su equipo para conectarse y colaborar, más cómodo y familiar se volverá. Una vez que se haya asegurado de que su personal tenga todo lo que necesita para participar en mensajes de video, comience a animarlos a usar el software con más regularidad.

Realice videollamadas programadas regularmente con los empleados para registrarse y analizar los resultados de esas reuniones. Brinde capacitación y apoyo adicionales a las personas que se sienten incómodas al usar ciertas partes de su software de video y asegúrese de tener una manera de responder preguntas comunes.

Una vez que su solución de video esté en funcionamiento, asegúrese de que los gerentes y supervisores estén practicando lo que predican. Es más probable que los empleados adopten este nuevo sistema de comunicación, si ven que los líderes del equipo programan reuniones de video de manera constante, en lugar de llamadas de audio.

Tener un sistema implementado en el que pueda realizar un seguimiento de la adopción de las videoconferencias y vigilar el uso puede ser útil, ya que le mostrará si sus equipos realmente están realizando el cambio.

También puede solicitar comentarios periódicos de sus empleados para obtener información sobre lo que les gusta y lo que no les gusta de la comunicación a través de videoconferencias.

3. Proteja su negocio y sus clientes

Cuando utiliza las videoconferencias para la mayoría de sus actividades empresariales, desde presentaciones hasta conversaciones con clientes, es crucial asegurar la información que se emite por dicho canal. Los líderes de equipo deberán pensar detenidamente cómo pueden garantizar que sus reuniones permanezcan seguras y encriptadas, sin importar dónde las personas inicien sesión para chatear.

Tener las estrategias adecuadas para la privacidad y la seguridad será imprescindible en la era del negocio de las videoconferencias. Los equipos también deberán pensar en temas como el registro de cumplimiento y cómo pueden asegurarse de que están recopilando la información correcta de forma segura.

Las reuniones virtuales cada vez están mejor posicionadas. Esta comunicación remota permite que las expresiones faciales y el lenguaje corporal regresen a la conversación, estando ubicados en cualquier parte del mundo. Sin embargo, adaptarse al video primero requerirá de una estrategia correcta. El futuro está en video, asegúrate de que tu equipo esté listo.

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